Quanto tempo impiegano i datori di lavoro per conservare le registrazioni del libro paga?

Secondo la legge federale U. S., i datori di lavoro devono conservare i registri del libro paga dei propri dipendenti o ex dipendenti per un certo periodo di tempo. La quantità di tempo, tuttavia, varia a seconda dello statuto a cui ci si riferisce, il che può rendere noto quanto a lungo per mantenere confusi i record dei dipendenti. Tenendo presente i limiti di tempo richiesti da ogni statuto, nonché i registri relativi ai salari che lo statuto desidera conservare e perché, è possibile sviluppare più facilmente un sistema che conserva i registri del libro paga fino a quando la legge lo richiede.

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Identificazione

I registri del libro paga sono, in genere, tutti i record relativi alle ore di lavoro di un dipendente e alle retribuzioni pagate a lui o lei, secondo il Dipartimento degli Stati Uniti del lavoro. Ai sensi della Fair Labor Standards Act, i registri del libro paga includono informazioni sull'ora e il giorno di inizio di ogni settimana lavorativa; il numero di ore lavorate in ogni giorno lavorativo e ogni settimana lavorativa; l'importo totale che il dipendente ha guadagnato lavorando senza ore di straordinario; la retribuzione oraria regolare per ogni settimana in cui il dipendente ha operato straordinari; retribuzione totale straordinaria per ogni settimana lavorativa; gli importi di eventuali aggiunte o detrazioni alla retribuzione del dipendente ogni settimana; l'importo totale pagato per ogni periodo di paga; e le date coperte da ciascun periodo di paga, secondo il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti. Queste informazioni dovrebbero essere contrassegnate con le informazioni personali del dipendente, inclusi nome, indirizzo, professione e sesso. Se il dipendente ha meno di 19 anni, includere anche la sua data di nascita.

Leggi applicabili

A partire dal 2010, solo due statuti federali impongono ai datori di lavoro di conservare i dati del libro paga per un certo periodo di tempo, secondo il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti e la Commissione per le pari opportunità degli Stati Uniti, o EEOC. Questi due statuti sono la Fair Labor Standards Act e l'Age Discrimination in Employment Act. Per la FLSA e l'ADEA, la maggior parte dei registri del libro paga deve essere conservata per tre anni, secondo il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti e l'EEOC. Sebbene la FLSA consenta ai datori di lavoro di scartare alcuni documenti integrativi sui salari, comprese le tabelle degli stipendi, dopo due anni, l'ADEA richiede che i datori di lavoro tengano tali registrazioni per tre anni.

Formato

L'ADEA non richiede ai datori di lavoro di tenere registri del libro paga in un formato particolare, a condizione che i registri siano disponibili quando l'EEOC li richiede, secondo l'EEOC. La FLSA non richiede che gli orologi vengano utilizzati per tenere traccia delle ore dei dipendenti, secondo il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti. Né la FLSA richiede che i record siano conservati in un formato particolare. Tuttavia, secondo il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti, il nastro microfilm o perforato non dovrebbe essere usato a meno che il datore di lavoro abbia anche l'attrezzatura per rendere questi formati facilmente leggibili.

Funzione

Lo scopo di conservare i dati sui salari dei dipendenti ai sensi del Fair Labor Standards Act è quello di proteggere i diritti di un impiegato equo, secondo il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti, incluso il diritto dei lavoratori non-esenti coperti al salario minimo e per pagare gli straordinari. Le registrazioni possono anche essere utilizzate per garantire che un datore di lavoro non assuma figli troppo giovani per lavorare legalmente e non impiega bambini che potrebbero lavorare legalmente per un numero illegale di ore. Il mantenimento dei registri ai sensi della Discriminazione per età nella legge sull'occupazione è inteso a garantire che un dipendente che scopre di poter essere discriminato a causa della sua età sia in grado di trovare le informazioni necessarie a dimostrare o confutare la sua richiesta, secondo l'EEOC.

Considerazioni

Secondo la FLSA e l'ADEA, i registri del libro paga sono generalmente conservati per tre anni dopo la data di cessazione di un dipendente, secondo l'EEOC. L'ADEA, la FLSA e altri statuti possono richiedere al datore di lavoro di conservare porzioni diverse del file di un dipendente per periodi di tempo diversi. Ad esempio, mentre l'ADEA richiede che i registri dei salari siano conservati per tre anni, richiede che le informazioni di base sul dipendente siano conservate solo per un anno, secondo l'EEOC. Per assicurarti che la tua attività soddisfi tutti i requisiti di conservazione dei registri, consulta un avvocato specializzato in diritto del lavoro.